Integritetspolicy
Registerbeskrivning Personuppgiftslagen (523/99) 10 §
Uppdaterad 11.6.2024
- Registeransvarig Kirjalan Kahvipaahtimo Oy, 3322751-9 Pihlasniementie 53, 52330 Heimari.
Person ansvarig för registerfrågor: Väinö Siitari, Kirjalan Paahtimo tel: 040 0685 877, e-post: vaino@kirjalan.fi - Registrets namn Kirjalan Kahvipaahtimos kundregister
- Ändamålet med behandlingen av personuppgifter Personuppgifter behandlas för ändamål som rör skötseln, administrationen och utvecklingen av kundrelationen, tillhandahållandet och leveransen av tjänster samt utvecklingen av tjänster och fakturering. Personuppgifter behandlas även för ändamål som krävs för att utreda eventuella reklamationer och andra krav. Dessutom behandlas personuppgifter i kommunikation riktad till kunder, såsom informations- och nyhetsändamål samt marknadsföring, varav en del utgörs av behandling för direktmarknadsföring och elektronisk direktmarknadsföring. Kunden har rätt att förbjuda direktmarknadsföring riktad till denne. Den registeransvarige behandlar uppgifterna själv samt använder sig av underleverantörer som agerar för och på uppdrag av den registeransvarige vid behandlingen av personuppgifter.
- Rättsliga grunder för behandlingen De rättsliga grunderna för behandlingen av personuppgifter är följande grunder enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (nedan även ”GDPR”): den registrerade har gett sitt samtycke till behandlingen av sina personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål (GDPR art. 6.1.a); behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part, eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås (GDPR art. 6.1.b); behandlingen är nödvändig för att tillgodose den registeransvariges eller en tredje parts berättigade intressen (GDPR art. 6.1.f). Det ovan nämnda berättigade intresset hos den registeransvarige grundar sig på en relevant och lämplig relation mellan den registrerade personen och den registeransvarige, vilken följer av att den registrerade är kund hos den registeransvarige, och när behandlingen sker för ändamål som den registrerade rimligen har kunnat förvänta sig vid tidpunkten för insamlingen av personuppgifterna och i samband med den lämpliga relationen.
- Registrets datainnehåll (behandlade kategorier av personuppgifter) Registret innehåller i princip följande personuppgifter om alla registrerade personer: personens grunduppgifter och kontaktuppgifter: [förnamn, efternamn, adress, telefonnummer, e-postadress]; uppgifter kopplade till personens företag eller annan organisation samt personens ställning eller befattning i det aktuella företaget eller organisationen; personens tillstånd och förbud gällande direktmarknadsföring.
- Regelmässiga datakällor Personuppgifter samlas in från den registrerade personen själv. Personuppgifter samlas även in och uppdateras, inom ramen för tillämplig lagstiftning, från allmänt tillgängliga källor som är kopplade till genomförandet av kundrelationen mellan den registeransvarige och den registrerade personen, och med hjälp av vilka den registeransvarige fullgör sina skyldigheter kopplade till upprätthållandet av kundrelationer.
- Lagringstid för personuppgifter Uppgifter som samlats in i registret lagras endast så länge och i den omfattning som är nödvändigt i förhållande till de ursprungliga eller därmed förenliga ändamål för vilka personuppgifterna samlades in. Behovet av att lagra personuppgifter bedöms årligen, och i varje fall raderas uppgifter om den registrerade personen från registret sex år efter att den registrerades kundrelation till den registeransvarige har upphört och de skyldigheter och åtgärder som hör till kundrelationen har slutförts. Till exempel bokföringsverifikationer lagras i sex år efter räkenskapsperiodens slut. Den registeransvarige bedömer regelbundet behovet av att lagra uppgifterna i enlighet med sina interna riktlinjer. Dessutom vidtar den registeransvarige alla rimliga åtgärder för att säkerställa att personuppgifter som är inexakta, felaktiga eller inaktuella i förhållande till behandlingens ändamål utan dröjsmål raderas eller rättas.
- Mottagare av personuppgifter (mottagargrupper) samt regelmässiga utlämnanden av uppgifter Personuppgifter lämnas inte ut till utomstående parter.
- Överföring av uppgifter utanför EU eller EES Personuppgifter som ingår i registret överförs inte utanför EU eller EES.
- Principer för skyddet av registret Material som innehåller personuppgifter förvaras i låsta och larmövervakade utrymmen, till vilka endast namngivna personer med behörighet på grund av sina arbetsuppgifter har tillgång. Databasen som innehåller personuppgifter finns på en server som förvaras i ett låst utrymme, till vilket endast namngivna personer med behörighet på grund av sina arbetsuppgifter har tillgång. Servern är skyddad med en lämplig brandvägg och tekniskt skydd. Tillgång till databaser och system ges endast med separat beviljade personliga användarnamn och lösenord. Den registeransvarige har begränsat åtkomsträttigheter och -behörigheter till informationssystem och andra lagringsplattformar så att endast de personer som är nödvändiga för en laglig behandling kan granska och behandla uppgifterna. Dessutom registreras användningshändelser i databaser och system i den registeransvariges IT-systems loggdata. Den registeransvariges anställda och andra personer har åtagit sig att iaktta tystnadsplikt och hålla hemlig information de fått i samband med behandlingen av personuppgifter.
- Den registrerades rättigheter Den registrerade har följande rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning: rätt att av den registeransvarige få en bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne behandlas eller inte, och om dessa personuppgifter behandlas, rätt att få tillgång till personuppgifterna samt följande information: (i) ändamålen med behandlingen; (ii) de kategorier av personuppgifter det gäller; (iii) de mottagare eller kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut; (iv) om möjligt den förutsedda lagringstiden för personuppgifterna, eller om detta inte är möjligt, kriterierna för att faststsälla denna tid; (v) den registrerades rätt att av den registeransvarige begära rättelse eller radering av personuppgifter om honom eller henne själv eller begränsning av behandlingen av personuppgifter eller att invända mot sådan behandling; (vi) rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet; (vii) om personuppgifterna inte samlas in från den registrerade, all tillgänglig information om var uppgifterna kommer från (GDPR art. 15). Dessa grundläggande uppgifter (i)–(vii) lämnas till den registrerade personen genom detta dokument; rätt att återkalla sitt samtycke när som helst utan att detta påverkar lagligheten av den behandling som grundar sig på samtycket innan detta återkallas (GDPR art. 7); rätt att kräva att den registeransvarige utan onödigt dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som rör den registrerade samt rätt att få bristfälliga personuppgifter kompletterade, bland annat genom att lämna ett kompletterande utlåtande med beaktande av de ändamål för vilka uppgifterna behandlades (GDPR art. 16); rätt att få den registeransvarige att radera personuppgifter om den registrerade utan onödigt dröjsmål, förutsatt att (i) personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlades; (ii) den registrerade återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen; (iii) den registrerade invänder mot behandlingen på grunder som hänför sig till hans eller hennes särskilda situation och det inte finns berättigade skäl för behandlingen, eller den registrerade invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål; (iv) personuppgifterna har behandlats olagligt; eller (v) personuppgifterna måste raderas för att fullgöra en rättslig skyldighet som den registeransvarige omfattas av enligt unionsrätten eller nationell lagstiftning (GDPR art. 17); rätt att få den registeransvarige att begränsa behandlingen om (i) den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet, varvid behandlingen begränsas under den tid det tar för den registeransvarige att kontrollera att uppgifterna är korrekta; (ii) behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär att användningen av dem begränsas; (iii) den registeransvarige inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen, men den registrerade behöver dem för att faststställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk; eller (iv) den registrerade har invänt mot behandlingen på grunder som hänför sig till hans eller hennes särskilda situation, i väntan på kontroll av om den registeransvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades skäl (GDPR art. 18); rätt att få de personuppgifter som rör honom eller henne och som den registrerade har lämnat till den registeransvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, samt rätt att överföra dessa uppgifter till en annan registeransvarig utan att hindras av den registeransvarige som uppgifterna lämnats till, om behandlingen grundar sig på ett sådant samtycke som avses i förordningen och behandlingen sker automatiserat (GDPR art. 20); rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som rör honom eller henne strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR art. 77). Begäranden om att utöva den registrerades rättigheter riktas till den kontaktperson hos den registeransvarige som nämns i punkt 1.
