Tietosuojakäytäntö
Kahvi on meille kohtaamisia, ja niin on luottamuskin. Tässä kerromme suoraan, mitä tietoja tarvitsemme, miksi ja kenelle ne kulkevat, kun tilaat meiltä kahvia, liityt kahviporukkaan tai pistäydyt sivuillamme.
Lyhyesti: käytämme tietojasi tilausten toimittamiseen, asiakaspalveluun ja kirjanpitoon. Markkinoimme vain luvallasi. Emme myy tietojasi kenellekään. Voit milloin tahansa pyytää nähdä, korjata tai poistaa tietosi.
Tämä seloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.
1. Kuka vastaa tiedoistasi
Rekisterinpitäjä on Kirjalan Kahvipaahtimo Oy (Y-tunnus 3322751-9), joka pitää verkkokauppaa kirjalanpaahtimo.fi ja Kirjalan Kahvilaa Mikkelissä.
- Osoite: Pihlasniementie 53, 52330 Heimari
- Tietosuoja-asiat: Väinö Siitari, vaino@kirjalan.fi
- Kahvila: Nuijamiestenkatu 21, 50100 Mikkeli
Emme ole velvollisia nimeämään tietosuojavastaavaa, joten kaikki tietosuojaan liittyvät kysymykset ja pyynnöt voit lähettää suoraan yllä olevaan sähköpostiin.
2. Mitä tietoja keräämme
Keräämme vain sen, mitä tarvitsemme kahvin toimittamiseen, asiakaspalveluun ja – luvallasi – markkinointiin. Saamme tiedot pääosin sinulta itseltäsi.
| Kun sinä… | Keräämme |
|---|---|
| tilaat verkkokaupasta | nimi, sähköposti, puhelinnumero, toimitus- ja laskutusosoite, tilatut tuotteet, hinnat, toimitustapa ja maksun tila |
| maksat | maksutapa ja maksun tila. Korttinumeroita tai verkkopankkitunnuksia emme näe, ne käsittelee maksupalvelu |
| luot asiakastilin | sähköposti, nimi, osoitteet ja tilaushistoria (kirjautuminen sähköpostiin lähetettävällä koodilla, emme säilytä salasanoja) |
| tilaat kuukausitilauksen | edellä mainitut sekä tilauksen sisältö, toimitusväli ja maksutiedon tunniste toistuvaa veloitusta varten |
| teet kahvin omalla kuvalla tai logolla | lataamasi kuva ja teksti, joka painetaan pakkaukseen |
| liityt uutiskirjeeseen | sähköposti, markkinointilupa ja sen ajankohta, sekä tieto viestien avaamisesta ja klikkauksista |
| kirjoitat arvostelun | nimi tai nimimerkki, sähköposti, arvosana, teksti ja mahdolliset kuvat |
| kysyt chatissa, sähköpostilla tai puhelimessa | yhteystietosi ja viestien sisältö |
| peruutat tai palautat tilauksen | tilaus, palautettavat tuotteet ja syy, jos kerrot sen |
| asioit yrityksenä | yhteyshenkilön nimi, asema, yrityksen nimi ja yhteystiedot, laskutustiedot |
| selaat sivustoa | IP-osoite, selain ja laite, käydyt sivut, ostoskorin sisältö sekä evästeiden tiedot (ks. kohta 4) |
Verkkokauppamme on tarkoitettu täysi-ikäisille, emmekä kerää tietoisesti lasten tietoja. Emme myöskään käsittele niin sanottuja arkaluonteisia tietoja, kuten terveystietoja.
3. Miksi käsittelemme tietoja ja millä perusteella
Jokaiselle käsittelylle on EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen peruste. Alla tarkoitukset ja perusteet rinnakkain.
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Tilauksen käsittely, maksu, toimitus, nouto kahvilasta ja kuukausitilaus | Sopimus (6.1 b) |
| Peruutukset, palautukset, reklamaatiot ja takuuasiat | Sopimus ja lakisääteinen velvoite (6.1 b ja c) |
| Kirjanpito ja verotus | Lakisääteinen velvoite (6.1 c) |
| Asiakaspalvelu ja yhteydenotot | Sopimus tai oikeutettu etu vastata kysymyksiin (6.1 b ja f) |
| Uutiskirje ja sähköpostimarkkinointi | Suostumus (6.1 a); aiemmille asiakkaille voimme lähettää vastaavien tuotteiden markkinointia myös oikeutetun edun perusteella, ja voit kieltää sen milloin tahansa |
| Hylätyn ostoskorin muistutus | Oikeutettu etu (6.1 f); voit kieltää muistutukset milloin tahansa |
| Arvostelupyynnöt ja arvostelujen julkaisu | Oikeutettu etu (pyyntö) ja suostumus (julkaisu) |
| Analytiikka sekä Metan ja Googlen mainonta | Suostumus evästebannerissa (6.1 a) |
| Petosten ja väärinkäytösten estäminen, tietoturva | Oikeutettu etu (6.1 f) |
| Yritysasiakkuudet (toimistot, HoReCa, jälleenmyyjät, logokahvit) | Sopimus ja oikeutettu etu (6.1 b ja f) |
Kohdennettu markkinointi: jos olet tilannut uutiskirjeen, voimme valita sinulle lähetettävät viestit aiempien ostostesi ja kiinnostuksen kohteidesi perusteella. Esimerkiksi tummien kahvien ystävä saa vinkin uudesta tummasta paahdosta, ja kesken jääneestä ostoskorista voi tulla muistutus. Mainonnan kohdentaminen Metassa ja Googlessa tapahtuu vain, jos olet hyväksynyt markkinointievästeet. Emme tee sinusta automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia.
4. Evästeet
Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka selain tallentaa laitteellesi. Välttämättömät evästeet ovat aina päällä; muut otamme käyttöön vain, jos hyväksyt ne sivuston evästebannerissa.
| Ryhmä | Mihin | Esimerkkejä |
|---|---|---|
| Välttämättömät | Ostoskori, kassa, kirjautuminen, kieli- ja maa-asetus, tietoturva | Shopify |
| Toiminnalliset | Chat, arvostelut, kuvan lataus omaan kahvipussiin | Shopify Inbox, Judge.me, UploadKit |
| Analytiikka | Kävijämäärät ja sivuston toimivuus | Google Analytics, Shopifyn analytiikka |
| Markkinointi | Mainonnan kohdentaminen ja mittaaminen, uutiskirjeen lomakkeet | Meta (Facebook ja Instagram), Google Ads, Klaviyo |
Voit muuttaa valintojasi milloin tahansa sivun alareunan linkistä Evästeasetukset tai poistaa evästeet selaimesi asetuksista. Jos kiellät markkinointievästeet, näet silti mainoksia, mutta ne eivät perustu toimintaasi kaupassamme.
5. Kenelle tietoja annetaan
Emme myy tietojasi. Pienenä yrityksenä käytämme kuitenkin luotettuja palveluja, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja vain siihen, mitä tilauksesi tai valintasi vaatii.
| Palvelu | Mihin | Mitä tietoja | Sijainti |
|---|---|---|---|
| Shopify | Verkkokauppa-alusta, asiakastilit, chat (Shopify Inbox) | Kaikki verkkokaupan tiedot | Irlanti; käsittelyä myös Kanadassa ja Yhdysvalloissa |
| Paytrail Oyj ja Shopify Payments | Maksujen välitys | Maksun tiedot, nimi, sähköposti | Suomi / Irlanti |
| Posti Oy, Matkahuolto Oy ja Packrooster | Pakettien lähetys ja seuranta | Nimi, osoite, puhelin, sähköposti | Suomi |
| Seal Subscriptions | Kuukausitilaukset | Tilaus- ja yhteystiedot | Vaihtelee, siirrot kohdan 6 mukaisesti |
| UploadKit ja Globo Product Options | Oman kuvan lataus ja tuotevalinnat | Kuva, teksti, tuotevalinnat | Vaihtelee, siirrot kohdan 6 mukaisesti |
| Klaviyo | Uutiskirje ja asiakasviestit | Sähköposti, nimi, ostotiedot, viestien avaukset | Yhdysvallat |
| Judge.me | Arvostelut ja arvostelupyynnöt | Nimi, sähköposti, ostettu tuote, arvostelu | Iso-Britannia; käsittelyä myös Yhdysvalloissa |
| Google (Analytics, Ads) | Kävijäanalytiikka ja mainonta | Evästetiedot, ostotapahtumat (suostumuksella) | Irlanti; käsittelyä myös Yhdysvalloissa |
| Meta (Facebook, Instagram) | Mainonta ja sen mittaus | Evästetiedot, ostotapahtumat (suostumuksella) | Irlanti; käsittelyä myös Yhdysvalloissa |
| Kirjanpitäjä | Kirjanpito ja verotus | Laskut ja tositteet | Suomi |
Lisäksi luovutamme tietoja viranomaisille, jos laki sitä vaatii, esimerkiksi verottajalle. Jos yritys tai sen liiketoiminta myydään, tiedot voivat siirtyä uudelle omistajalle samoin ehdoin.
Kuljetusyhtiöt käsittelevät lähetyksen tietoja myös omina rekisterinpitäjinään. Samoin Meta ja Google käyttävät mainonnan tietoja osin omiin tarkoituksiinsa omien tietosuojakäytäntöjensä mukaan.
Shopify Network Intelligence. Käytämme Shopifyn lisäominaisuutta, jossa Shopify yhdistää kauppamme asiakastietoja (esimerkiksi tilaus- ja laitetietoja) tietoihin, joita se saa muista Shopify-kaupoista ja omista palveluistaan. Shopify käyttää niitä esimerkiksi petosten torjuntaan, palvelujensa kehittämiseen, mainonnan kohdentamiseen ja kaupan personointiin. Muut kauppiaat eivät näe tietojasi. Näissä tapauksissa Shopify toimii itse rekisterinpitäjänä ja vastaa myös näitä tietoja koskeviin pyyntöihisi. Lisätietoja ja oikeutesi: privacy.shopify.com.
6. Siirrot EU:n ulkopuolelle
Osa palveluistamme (esimerkiksi Shopify, Klaviyo, Google ja Meta) käsittelee tietoja myös Yhdysvalloissa tai Kanadassa. Siirrot tehdään vain lain sallimilla tavoilla:
- EU:n komission päätös riittävästä tietosuojan tasosta (esim. Kanada, Iso-Britannia ja EU–USA-tietosuojakehykseen sitoutuneet yritykset), tai
- EU:n komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet ja tarvittavat lisäsuojatoimet.
Lisätietoja siirroista saat meiltä sähköpostilla.
7. Kuinka kauan säilytämme tietoja
Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan, ja poistamme tai anonymisoimme ne sen jälkeen.
| Tieto | Säilytysaika |
|---|---|
| Tilaukset, kuitit ja laskut | 6 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki). Näitä emme voi poistaa pyynnöstä, ja ne säilyvät myös asiakastilin poiston jälkeen |
| Muut tilaustiedot, palautukset ja reklamaatiot | 3 vuotta tilauksesta tai asian päättymisestä |
| Asiakastili | Kunnes poistat tilin tai se on ollut 3 vuotta käyttämättä |
| Kuukausitilaus | Tilauksen ajan, sen jälkeen kuten muut tilaustiedot |
| Oma kuva tai logo kahvipussiin | 6 kuukautta toimituksesta, ellei sovita toisin (esim. yrityksen uusintatilaukset) |
| Uutiskirjeen tilaus | Kunnes perut tilauksen; peruutuksen tieto säilytetään, jotta emme lähetä viestejä vahingossa |
| Arvostelut | Niin kauan kuin arvostelu on julkaistuna |
| Asiakaspalvelun viestit | 2 vuotta viimeisestä yhteydenotosta |
| Evästeet | Kunkin evästeen oman voimassaolon ajan, enintään 13 kuukautta |
8. Miten suojaamme tiedot
Tiedot ovat käyttämiemme palvelujen suojatuissa järjestelmissä, eivät paperilla tai omilla palvelimillamme.
- Sivusto ja kassa käyttävät salattua HTTPS-yhteyttä.
- Maksukorttitiedot käsittelee maksupalvelu, joka täyttää korttimaksujen turvastandardin (PCI DSS).
- Verkkokaupan hallintaan pääsevät vain ne meistä, jotka tarvitsevat tietoja työssään, omilla tunnuksillaan ja kaksivaiheisella tunnistautumisella.
- Palveluntarjoajiemme kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimukset.
- Jos tietojasi koskisi vakava tietoturvaloukkaus, ilmoitamme siitä sinulle ja tietosuojavaltuutetulle lain edellyttämällä tavalla.
9. Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, mitä tietoja meillä on sinusta, ja saada niistä kopio
- korjata virheelliset tai puutteelliset tiedot
- pyytää poistamaan tietosi, kun emme enää tarvitse niitä tai laki ei velvoita säilyttämään niitä (esim. kirjanpito)
- rajoittaa tietojen käsittelyä esimerkiksi selvityksen ajaksi
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa
- peruuttaa suostumuksesi, esimerkiksi uutiskirjeeseen tai evästeisiin. Peruutus ei vaikuta jo tehtyyn käsittelyyn
- siirtää antamasi tiedot koneluettavassa muodossa toiselle palvelulle
Näin käytät oikeuksiasi: lähetä viesti osoitteeseen vaino@kirjalan.fi. Vastaamme viikon kuluessa, ja palvelu on maksutonta. Voimme pyytää varmistamaan henkilöllisyytesi, jotta tietosi eivät päädy väärälle henkilölle. Jos emme voi toteuttaa pyyntöä, esimerkiksi kirjanpitolain vuoksi, kerromme syyn. Uutiskirjeen voit perua myös suoraan jokaisen viestin lopussa olevasta linkistä ja tilitietosi voit tarkistaa ja korjata asiakastililläsi.
Valitus: jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi). Toivomme, että otat ensin yhteyttä meihin, jotta voimme korjata asian.
10. Muutokset
Päivitämme tätä selostetta, kun palvelumme tai laki muuttuvat. Uusin versio on aina tällä sivulla, ja päivityspäivä näkyy alla. Merkittävistä muutoksista kerromme myös sähköpostilla asiakastilin tai uutiskirjeen tilaajille.
Päivitetty 21.10.2026.
